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El código profesional para cancelar una cita

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foto-blog-cancelar-citasPara todos los que nos consideramos profesionales serios, éste tema nos puede volver locos. Y me refiero a la mala práctica que se está incrementando sustancialmente de estar cancelando reuniones donde el problema no es el cancelar, sino el cómo notificar dicha cancelación.

Simplemente los criterios no están unificados y, pensar que el notificar por cualquier medio electrónico dicha cancelación simplemente no procede.

Para ello me doy a la tarea de recomendar un método infalible para que de tener que cancelar, o posponer o simplemente cambiar de hora o fecha cualquier compromiso esto no lastime el tiempo de tu contra parte.

Hasta 24 horas antes de una cita. Si estás cancelando desde cualquier momento y hasta 24 horas antes lo ideal es primeramente haber calendarizado una reunión vía Outlook o cualquier otro medio electrónico que por sí mismo avisa y borra los espacios en tu agenda electrónicamente.

Aun así, es ideal solicitar la lectura o respuesta a tu mensaje pues si no te contestan quiere decir que no se han dado por enterados y entonces debes de asegurar de enterar a la o las otras persona o personas. Entonces procede:

  1. Un mensaje de texto por WhatsApp idealmente para cuando menos asegurar que lo pudieron ver
  2. IDEAL: una llamada telefónica.

Menos de 24 horas y hasta 8 horas antes de una cita. Además de la cancelación o sugerencia de cambio de reunión vía electrónica se debe de usar (en éste orden) el proceso de cancelación:

  1. Llamar por teléfono a la contra parte (en un horario de las 8:00 am a las 21:30) y además mandar un mensaje de texto
  2. Si no contesta, asegurarse cuando menos 2 horas previas a la cita el hacer contacto por voz con la contraparte.

Menos de 8 horas antes de una cita. Es imperativo el NO buscar cancelar. Esto es MUY mal visto pues indica:

  1. Que no puedes delegar tus actividades (pobre nivel organizacional o jerarquía). Y aquí eso de que “a un cliente le urgió verme” es un ridículo táctico, pues hasta un cliente entiende que es un compromiso. Y ojo:
    1. Un proveedor es tan importante como un cliente (se abusa mucho del tiempo de proveedores como si se sintiera que el cliente es superior al proveedor…) En éste caso debes de pensar qué pasa si desaparece ese proveedor, si no importa, mejor deja de usarlo. Si es importante, respétalo IGUAL que a un cliente.
    2. Si es tu jefe o superior: Mucho peor. Habla del poco interés que le da al valor con externos.
  2. Que no controlas tu agenda (falta de organización). Esto lastimará la relación y empezará a tacharte de informal

Si aun así no puedes tener la reunión de manera presencial porque hubo un problema serio de tráfico, un tema médico de alguien más ajeno a tu persona etcétera… Busca tener la reunión por teléfono a la misma hora de la cita o por conferencia web como Skype, hangout, webex o equivalente.

En estos casos, mandar cancelaciones electrónicas, correos, mensajitos de texto o equivalentes en especial para cancelar daña el tiempo de las personas con las que te ibas a ver. Simplemente no lo hagas.

Aquí aplica el dicho: “La puntualidad es: deber de caballeros, cortesía de reyes, hábito de gente de valor y costumbre de personas bien educadas” Lo que yo traduzco a la inversa: Fallar a una cita es: libertinaje de un tipejo, majadería de un superior, mala costumbre de gente sin respeto a si mismos, y mal hábito de personas con miserable educación.

Por favor, siéntete en total libertad de re enviar o pasarle una liga a ésta publicación a quien te ha corrido una de éstas faltas de cultura empresarial.

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