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Negocios, Tecnología y Sentido Común

10 Reglas de etiqueta en llamadas de conferencia

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Cada vez son más comunes, y por igual, cada vez se pueden hacer más corajes, molestias e inconformidades con ésta modalidad de comunicación en los negocios. Pero lo peor es que los negocios finalmente no se dan tan fácil…

A continuación sugiero varios puntos importantes para tener efectividad en éste tipo de interacciones.

  1. Puntualidad. Es una cita. Tan formal como las presenciales. Es muy rudo no iniciar a tiempo y no estar todos a tiempo. En especial porque la mayoría de los sistemas hacen ruido o anuncian a quienes se van enlazando varios minutos después de iniciada la reunión. Eso es similar a entrar a una junta fuera de tiempo y sin saludar.
  2. Agenda. Debes enviarla con anticipación. Todos deben de conocerla ANTES de la reunión y saber los tiempos y temas que se van a tratar.
  3. El ambiente. Debe de ser un espacio silencioso y que no se tenga cercanía a calles transitadas o tomar la llamada en “cafés” donde se tiene mucho ruido de ambiente. Si no vas a hablar ponte en modo de silencio (mute) para que solo escuches con claridad y no se filtre de tu parte ningún ruido.
  4. Participación activa. Es una majadería entrar y poner en silencio su participación solo para aparentar estar en la reunión. Mejor ni entres pues si te preguntan algo y se demuestra que no estás realmente allí es objeto de grandes molestias
  5. Material de apoyo. Entiendo que la mayoría no quiere verse en persona y prefiere solo tener la voz. Lo que es importante es soportar tu presentación con material de apoyo el cual debe ser enviado con anticipación. Aún y cuando éstos sistemas ofrecen compartir tu computadora y lo que se presenta en ella la historia ha demostrado que puede fallar todo y en tal caso el haber mandado la información antes simplifica el poder seguir adelante
  6. La conexión. Debe ser la adecuada. No sugiero hablar en un teléfono manos libres, porque se filtra mucho el ruido del exterior. Es mejor usar auriculares con micrófono. Lo mismo con la calidad de la llamada. Es mejor usar un teléfono a hacerlo todo por conexión de internet pues puede carecer del nivel de servicio adecuado para ser una llamada que no se “quiebre” o interrumpa.
  7. Orden para dar la palabra. La palabra se debe de dar en un orden específico para que no todos hablen al mismo tiempo
  8. Acabar a tiempo. Así de sencillo, inició y acabó todo a tiempo.
  9. Minuta. Es ideal que el organizador envíe una minuta escrita a los pocos minutos de haber acabado la reunión con los acuerdos y acciones que se concluyeron al tocar cada tema de la agenda además de un resumen breve de lo que se dijo.
  10. Invitación. Envía la convocatoria a la conferencia con anticipación y solicita que te confirmen la misma para saber con quién cuentas en vez de esperar indefinidamente a que “llegue” la gente.

 

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