Mpolishuk's Blog

Negocios, Tecnología y Sentido Común

Presentando una propuesta de tecnología dentro de la organización

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Si alguna vez te ha tocado presentar una propuesta que involucra adquirir o emplear tecnologías de la información en tu organización y en la mayoría de las veces los resultados no han sido adecuados, espero que con las siguientes ideas esto se convierta en cosa del pasado.

De hecho, estas ideas complementan muy bien lo comentado en mi episodio: ¿CIO/Director de sistemas sin poder “vender” la idea?  El cual te recomiendo leer como complemento a las tácticas que voy a proponerte.

Los siguientes puntos son los que pueden hacer la diferencia:

  1. 1.     Tu aspecto personal. Si estás basado en una ciudad grande donde los ejecutivos a los que les vas a presentar tus ideas acostumbran usar traje y corbata, tu debes de hacer lo mismo, teniendo cuidado en asegurar que la ropa te quede bien y que sean tonos oscuros de azul, negro o gris. Evita los colores claros, emplea zapatos de agujeta bien boleados y una camisa blanca con una corbata que combine bien con tu selección. En caso de ser mujer, un traje sastre o el empleo de falda a no menos de 3 cm por arriba de la rodilla ó bien en la rodilla y zapatos de tacón serán adecuados. La presencia no es todo en la vida, pero si ayuda. En ambos casos ir bien aseado, evitando en tu ropa cualquier otro distractor (plumas, celular, tarjeta de acceso, y en el caso de las damas (asumiendo que los hombres no usan normalmente) aretes, pulseras, cadenas, etc, éstas no deben ser demasiado grandes y llamativas como para perder el enfoque en tu persona)
  2. 2.     Preparar el sitio donde se va a presentar. Previo a presentar cuida que el sitio tenga un espacio adecuado para ubicar tu computadora, rotafolio o cualquier material de apoyo visual que vayas a emplear pues muchas veces a la mera hora no se puede ver bien tu presentación ya sea porque algo la obstruye o bien porque tu te la pasas estorbándote al pasar por enfrente de lo que proyectas. Quita por igual todo posible distractor que evita que las personas a las que les presentas se concentren en lo que estás diciendo, y muy en especial prueba todo lo que piensas hacer ANTES de hacer la presentación, en pocas palabras, ensáyala.
  3. 3.     Preparar el material de apoyo a la presentación (visual) Tu material gráfico no debe de ser muy saturado de imágenes y mucho menos un documento escrito proyectado, lleno de texto. Por el contrario, debe de ser en el caso de una presentación con letras de no menos de 24 puntos, nunca con más de 3 ideas por lámina y si mejor puedes poner una imagen, foto o gráfica de lo que expones y hablas de eso es mucho mejor.
  4. 4.     Preparar la información de soporte (texto) Si piensas entregar un material escrito procura que la letra no sea menor a 12 puntos en UNA sola hoja por UN solo lado, y si enviaste esa propuesta por correo electrónico ésta no debe de ser de más de  una pantalla de computadora de extensión. No uses palabras técnicas, acrónimos o tecnicismos, y responde siempre en esa presentación a la forma en lo que tu haces logra aumentar la rentabilidad de tu organización, reducir los costos operativos, pelear mejor contra la competencia y hacerse de mejores y más clientes. Por otra parte, si tu organización es una entidad pública o gubernamental, deberás de explicar como lo que propones será ética, eficaz (bien y a tiempo), eficiente (aprovecha los recursos óptimamente), económicamente factible (se optimizan los recursos de forma tangible y hay mejoras al comparar el antes con el después) y ética (Se enfoca en un impacto o beneficio tangible para la ciudadanía).

Por otro lado antes de efectuar tu presentación tienes que auto convencerte de que sabes explicar BIEN lo que vas a presentar, en pocas palabras, sabes que es lo que estás por presentar, para qué sirve y puedes dar ejemplos significativos de ello.

Por igual, antes de presentar te preocupaste por escuchar las inquietudes de las personas que serían afectadas por tu propuesta y tomaste notas de todo detalle de las inquietudes de las personas con las que estás tratando.

Al efectuar las preguntas para profundizar o entender la realidad ten cuidado en  entender cual es la necesidad concreta, que se requiere mejorar y preparar todas tus preguntas antes de hacerlas con el fin de diagnosticar los requerimientos y entender la realidad actual para poderla así mejorar.

Estos puntos te ayudarán a poder decir tu mensaje de manera fácil, relevante y logrando hacerlo en un lapso que nunca pierda la atención de quien te escucha.

De la misma forma, tienes que mandar una agenda de lo que quieres hablar antes de tener la reunión. Esto es importante para que así te enteres de quien va a participar y con eso en mente anticipes toda posible pregunta u objeción.

Pero, muy en especial tienes que practicar lo que piensas decir, esto evitará que te trabes, o que digas de forma equivocada tu mensaje.

Finalmente y ya en vivo,  siempre debes cubrir en cualquiera de tus presentaciones con una forma de captar la atención de tu audiencia desde el principio con una idea que los concentre en prestarte atención, enumerando los objetivos de lo que vas a platicar,  los “dolores” que vas a resolver, una breve síntesis inicial y final y muy en especial la acción siguiente que es el resultado de tu presentación.

Pon atención a las personas a las que les presentas viéndolas de frente, explica con ideas que sean memorables y motiva en ellos la acción que buscabas.

Con estas ideas, estoy seguro que podrás lograr tu objetivo en posicionar una nueva tecnología que beneficie tu entorno de trabajo.

Te recuerdo que  ofrezco otro tipo de información cada semana en mi podcast: http://dixo.com/author/moises          y/o en Twitter http://twitter.com/mpolishuk .

Si tienes dudas, escríbeme un comentario en el blog, SIEMPRE contesto, la regla es que sea un tema relacionado con negocios, dudas de tecnología, y/o algo relacionado con el tema que esté tratando en el contenido (no temas personales).

¿Me ayudas contestando esta breve encuesta para saber que temas te gustaría que abordara en 2012?: http://www.vizu.com/poll-vote.html?n=154338        

¿Me puedes platicar un poco mas de ti?  http://www.vizu.com/poll-vote.html?n=154344 

 

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